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保育園の書類整理

こんにちは。

第三子育休中のあいかです。

 保育園に入園して驚いたことの一つが保育園から配布される紙が多いこと!毎月のお便り、申込書類、登園許可証、与薬票、予防接種票、写真等々、全て紙です。

 しかし私は大の紙嫌い。仕事でも顧客からもらった書類は全てスキャンして、クラウド上にすぐさま保存して、紙はどんどんシュレッダーにかけて廃棄するタイプです。なので、保育園から配布される物がすべて紙なので、入園当初は嫌でたまりませんでした。

 しかしスキャンするために自宅用のプリンターを買うのも嫌だし、毎回PC、スキャナーを開くのも面倒…

 そんな私が書類整理、書類削減のために取り組んだことを紹介します。全てスマホで完結します!

①スマホにスキャナーのアプリをインストール。

書類は以下Adobe Scanアプリを使って、pdf化。
https://acrobat.adobe.com/jp/ja/acrobat/mobile/scanner-app.html

写真も現像したものが配布されるのですが、それはフォトスキャン by Googleフォトでスキャン。https://www.google.com/intl/ja/photos/scan/

②データは全てEvernote、またはGoogleDriveに保存。

データとあわせてメモを残したい場合はEvernoteに保存、データだけの場合はGoogleDriveに保存と使い分けました。

Evernote
https://evernote.com/intl/jp

GoogleDrive
https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/download/

③スケジューラー(TimeTree)に書類の写真を保存

 我が家はスケジュール管理にTimeTreeを使っているのですが、行事に関する手紙は写真に撮り、開催日のTimeTree予定表に一緒に保存しています。そうすればその日に開催される行事の持ち物をTimeTree内ですぐに確認することが出来ます。

 保育園のからの配布物以外にも、マンションの工事等の案内も写真に撮ってTimeTreeに保存しているので、万が一当日都合が悪くなった場合でも、毎回書類を探す必要がなく、TimeTreeで連絡先を確認することが出来ます。

TimeTree
https://timetreeapp.com/intl/ja/

 現在、ワークシフト研究所の管理職プログラムも受講中なのですが、配布されたレジュメも講義終了後に全てAdobeScanでスキャンして、GoogleDriveに科目ごとに保存し、いつでもどこでも見返せるようにして、隙間時間にも復習するようにしています。

 子どもが多いとどんどん物が増え続けますし、書類もそれだけ増えていくので、スマホを使ってこれからも上手に書類管理をしていきたいと思っています。

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